Navigacija kroz tabele i izveštaje sačuvane u bazi podataka može biti relativno lak zadatak. Deo koji može da nas zbuni je činjenica, da postoje razni načini navigacije kroz izveštaje.
Kao prvo, moramo u potpunosti razumeti šta je izveštaj. Tabela se koristi za čuvanje činjenica koje govore o posebnom delu nečega, dok izveštaji sadrže sve činjenice o posebnoj stavki u tabeli. Ovo što vidimo je slika tabele. Svaki red u tabeli je izveštaj, dok svaka kolona tabele predstavlja polje. Najbolji način za savlađivanje tabela i izveštaja, jeste da se poigramo sa bazom podataka koja je već kreirana.
Zato ćemo u glavnom Access okviru otvoriti File meni, birati open i obeležiti XYZ Company bazu podataka. Kada kliknemo na Open dugme, videćemo glavni okvir baze podataka pod nazivom Switchboard. Kada koristimo vizard pri kreiranju baze podataka, automatski kreiramo i Switchboard. On se kreira da bi se krajnjem korisniku obezbedio lakši način za navigaciju kroz bazu podataka. Switchboard, tj. kontrolna tabla, obično ima dugmad koja otvaraju formulare i izveštaje, kao i razne druge zadatke.
U Switchboard-u ćemo kliknuti na drugo dugme pod nazivom Enter/View Other Information. Sada kliknimo na Enter/View Employees, tj. prvo dugme, i pojaviće se formular sa imenima i informacijama o zaposlenima. Izveštaji su već ubačeni u ovaj formular.
O formularima, i kako kroz njih da prikažemo izveštaje učićemo kasnije, a sada hajde da naučimo kako da se krećemo kroz izveštaje, korišćenjem formulara.
Kada kreiramo bazu podataka, običan korisnik bi sve ovo mogao da vidi. Međutim, ovaj način je lagan i brz pri unošenju podataka u naš sistem, i to bez opasnosti da se napravi greška.
Hajde da pogledamo na dno ovog dijaloga i vidimo Record Number okvir. Vidimo broj 1, koji predstavlja prvi izveštaj. Ako znamo broj željenog izveštaja, možemo ga otkucati ovde i on će se prikazati. Ako kliknemo na desnu strelicu pored prvog izveštaja to će nas, logično, odvesti do izveštaja br. 2. Ako opet kliknemo na istu strelicu, idemo u sledeći izveštaj i tako dalje, sve dok ne stignemo do kraja.
Ako kliknemo na desnu strelicu sa vertikalnom linijom, to će nas odvesti do poslednjeg izveštaja u tabeli. Leve strelice funkcionišu isto, ali u suprotnom pravcu. Da zatvorimo ovaj formular, jednostavno kliknemo na X u njegovom gornjem desnom uglu.
Sada ćemo pogledati aktuelni formular, odakle potiču ovi podaci. Treba da otvorimo okvir baze podataka klikom na odgovarajuću ikonu u tulbaru. Okvir će se pojaviti i kliknućemo na Tables predmet u levom panelu. Kada vidimo listu tabela, dva puta kliknimo na Employees tabelu, što će otvoriti list sa podacima tabele zaposlenih. Vidimo da se ovde nalaze iste informacije kao u formularu. U stvari, ovo je mesto gde su podaci sačuvani, i mi smo upravo u mogućnosti da ih pregledamo kroz formular za zaposlene.
Neke od kolona trenutno su isključene, i ne dozvoljavaju nam da pregledamo sve informacije. Možemo ponovo odrediti veličinu kolone da bi odgovarala podacima u naslovu, i to dvoklikom na desnu stranu naslova kolone.
Pokazaćemo korišćenje kolone sa adresama elektronske pošte. Postavimo kursor na desnu stranu naslova te kolone, i kada se kursor pretvori u simbol uspravne linije sa horizontalnom strelicom, dva puta kliknemo na liniju i kolona automatski menja veličinu.
Ostavićemo ovu tabelu otvorenom da bi je koristili i u sledećoj vežbi.