Da kreiramo cirkularna pisma, koristićemo Mail Merge Wizard. Sa otvorenim novim dokumentom, kliknućemo na Tools meni i birati Letters and Mailing, a zatim birati Mail merge Wizard. Traženi Wizard se pojavljuje na desnoj strani ekrana i pokazuje da smo na prvom koraku, od šest postojećih u ovom procesu. U vrhu okvira, Wizard nam govori šta da radimo. Upravo treba da odaberemo tip dokumenta. Možemo izabrati od Letters, E-mail messages, Envelopes, Mailing Labels, ili Directory. Sa označenim Letters, biramo Next Starting document kako bi kreirali pismo a poslali ga nekolicini ljudi.
Drugi korak traži od nas da izaberemo početni dokument. Možemo birati trenutno aktivni dokument, šablon (Template), ili neki postojeći. Sa označenim Use the current document, biramo Next: Select recipients. Sada biramo primaoce dokumenta. Koristićemo postojeću listu. Word nam dozvoljava da koristimo bazu koju već imamo kao izvor za cirkularna pisma, ili možemo da kreiramo našu. Možemo koristiti adresar iz Outlook-a, ili neki drugi izvor.
Biramo Browse, a zatim dva puta kliknemo DataSource.xls iz Sample files foldera. Sada treba da izaberemo list, i da dva puta kliknemo na Sheet 1. Pojavljuje se Mail Merge Recipients dijalog. Možemo kliknuti na OK.
Klikom na Next nastavljamo dalje: Write your letter. Ako to nismo prethodno uradili ovde možemo da napišemo naše pismo. Počnimo naš dokument. To će biti poziv na novogodišnju žurku. Počinjemo datumom u gornjem desnom uglu. Da bi tamo postavili tačku unosa, pritisnemo Ctrl+R. Ubacićemo datum koristeći Insert meni, i birajući Date and Time, a zatim dvaput kliknemo na treću opciju. Ovo će ubaciti tekući datum.
Dva puta pritisnemo Enter i Ctrl+L, da prebacimo kursor. Kucaćemo naš lični početni pozdrav, ali prvo da vidimo kako možemo ubaciti jedan od njih. Otvorimo Insert meni i biramo AutoText. Pojavljuje se još jedan meni. Salutation je četvrti od dna. Postavimo kursor, i vidimo izbor: Dear Mom and Dad, Dear Sir and Madam, Ladies and Gentlemen, i To Whom it May Concern. Nećemo koristiti nijednu od ovih opcija nego smo samo želeli da vam ih pokažemo. Kliknućemo na vrh menija da ga zatvorimo. Sada kucamo pozdrav: Dear. Zatim napravimo prostor pre kucanja imena osobe. Da personalizujemo pismo, koristićemo ime osobe. Kliknućemo More items u Mail Merge Field dijalogu, i kada se pojavi Insert Merge Field dva puta ćemo kliknuti FirstName. Biramo Close, i polje se pojavljuje u našem dokumentu.
Dokle god spajamo izvor podataka sa ovim dokumentom, pojavljivaće se aktuelna imena. Pritisnimo dva puta Enter da se pomerimo u osnovu pisma. Kucaćemo: Please join us for a New Years celebration on December 31st beginning at 7pm. The festivities will be held on the 3rd floor of the Adams building located on 4118 North 1st Street at the Tulsa office.
Sada smo spremni da dodamo završnu reč. Kao i sa uvodnim pozdravom, možemo koristiti pripremljeno polje. Otvorimo Insert meni, biramo AutoText, zatim postavimo kursor preko Closing i vidimo šta nam se nudi. Nećemo koristiti nijedan od prikazanih pozdrava. U ovoj vežbi, kreiraćemo završnu reč i dodati je AutoText-u.
Kliknimo Menu Bar da zatvorimo menije. Pritisnemo dva puta Enter da se pomerimo za nekoliko redova. Sada kucamo: See Ya! Zatim tri puta kliknemo liniju da je celu obeležimo, i otvorimo Insert meni. Pritisnemo A za AutoText, zatim N za New. Pojavljuje se okvir Create AutoText. Unutar njega, pojavljuje se tekst – See Ya! Ovo je novi unos, zato pritiskamo Enter. Da bi potvrdili ovu radnju, otvaramo Insert meni, biramo AutoText a zatim Normal. Naš unos je svrstan u listu. Ako bi hteli da ga unesemo, treba samo kliknuti na njega.
Još jedno mesto za nove završne reči je AutoText opcija u vrhu liste. Zato ćemo kliknuti na njega. Pojavljuje se AutoCorrect dijalog. Unutra je lista AutoText Entries. Ovde možemo dodati ili obrisati unos, ili ubaciti izabrani unos u naš dokument. See Ya je na listi. Sada ćemo obaciti ovaj pozdrav u naš dokument. Spustićemo se niz listu, pronaći Best Wishes i označiti ga. Kliknemo Insert dugme. Završna reč je ubačena tamo gde se nalazio kursor.
Pošto je naša stara završnica bila obeležena, zamenjena je novom. Sada četiri puta pritisnemo Enter da se pomerimo ispod završnice. Kucamo: Katherine Howard, President of Kay Marketing.
Da bi spojili dokument sa izvorom podataka, prvo ga sačuvamo pritiskom na Ctrl+S. Sačuvaćemo ovaj fajl u Sample Files folderu kao Main Doc. Zatim kliknemo na Save.
Sada ćemo se pomeriti na sledeći korak pošto je naše pismo završeno. Kliknućemo Next: Preview your letters. Za pregled ostalih pisama kliknemo na dvostruku desnu strelicu. Idemo na sledeći korak. Biramo Next; Complete the merge. Sada možemo da štampati pismo ili da ispravljati ostala pisma. Biramo Print. Pojavljuje se okvir Merge to Printer. Pošto je obeleženo All, kliknućemo na OK. Dalje je sve u redu i pritiskamo Enter. Pisma su upravo odštampana. Uradili smo veliki posao!