Izveštaj je efektan način za predstavljanje podataka u štampanom formatu. Pošto možemo da kontrolišemo veličinu i prikaz svega što se nalazi u izveštaju, lako možemo prikazati informacije onako kako mi to želimo. Pre nego što se izveštaj generiše, unutar Access-a treba da postoje tabele ili upiti u bazi podataka na kojima će se podaci bazirati.
Access nam pruža mogućnost da koristimo Report Wizard, koji nam pomaže pri kreiranju izveštaja uključujući stil i formatiranje. Čak i ako imamo iskustva u samostalnom pravljenju izveštaja, korišćenje vizarda nam pruža mogućnost da ih brzo formiramo a kasnije modifikujemo.
Da bi napravili izveštaj, kliknućemo na More link lociran ispod Open naslova u New File task panelu. Otvorićemo Learning Files klikom na strelicu pored Look in okvira, i birati C: drajv. Zatim dva puta kliknimo na Learning Files folder. Najzad, birajmo bazu podataka pod nazivom XYZcompany.mdb, i kliknimo na Open dugme.
Baza podataka se otvara u okviru glavne kontrolne table, ali mi ćemo otvoriti dijalog baze podataka. Kiknimo na Database Window ikonu, na kojoj se nalazi prikaz tri preklopljena zapisa. Radićemo sa izveštajima, zato kliknimo na Reports objekat na levoj strani dijaloga.
Da bi kreirali novi izveštaj korišćenjem vizarda, jednostavno dva puta kliknimo na drugu stavku u listi. Pojavljuje se prvi dijalog Report Wizard-a, koji od nas traži da izaberemo upit ili tabelu od kojih ćemo napraviti izveštaj, a zatim da izaberemo polja koja će mu biti priključena.
Želeli bi da napravimo izveštaj za sumiranje svih proizvoda XYZ kompanije. Iz padajućeg menija birajmo Table: Products. Sada treba da izaberemo polja na levoj strani za koja bi želeli da se prikažu u tabeli. Dva puta kliknimo na ProductName polje, i to polje će se pojaviti u desnom okviru. Uradićemo isto i sa poljima ProductDescription, UnitPrice i UnitsOnHand da bi se i ona pojavila u okviru na desnoj strani.
Kliknimo na Next dugme da bi nastavili, i od nas se traži da dodamo nivoe grupisanja. Međutim, o grupisanju ćemo govoriti kasnije, a za sada je dovoljno znati da će dodavanje grupa kreirati poredak kojim će se informacije pojavljivati u našem izveštaju. Izaberimo grupisanje po ProductName opciji, a na desnoj strani ćemo videti kako će informacije izgledati u izveštaju. Kliknućemo na Next i nastaviti do dijaloga koji nam traži da odredimo sortiranje i sumiranje informacija.
Želimo da nam informacije budu sortirane po nazivu proizvoda, i pošto smo već odredili da se grupisanje vrši po tom parametru, ovaj problem smo rešili. Zato obratite pažnju na Summary Options dugme. Ovde možemo birati izračunavanje određenih polja.
Kontrola kalkulacije je ona koja koristi izraze tj. rečenice kao svoj izvor podataka. Našu kontrolu kalkulacije ćemo kreirati kasnije, pa zato ove opcije ostavite praznim.
Nastavljamo klikom na Cancel, a zatim na Next dugme.
Sledeći dijalog nas pita o pojedinostima oko izgleda našeg izveštaja. Prihvatićemo sve već markirane opcije i kliknuti na Next dugme u sledeća dva dijaloga. Zapamtite, mogli smo pritisnuti i na Finish dugme da prihvatimo sve Default opcije.
Kada vidimo poslednji dijalog koji nas pita o nazivu izveštaja, kliknemo na Finish dugme i pojavljuje se naš kompletan izveštaj.
Zatvorićemo izveštaj klikom na X u gornjem desnom uglu dijaloga.